Lo explica muy bien el sevillano Luis Rojas Marcos, profesor de Psiquiatría en la New York University, miembro de la Academia de Medicina de Nueva York y de la Asociación Americana de Salud Pública en su Conferencia dictada en Bilbao el pasado 24 de octubre de 2007 dentro del Bussiness Global Conference.
Este post en cierto modo es una ampliación de ideas sobre “el miedo al cambio” ya desarrollado en un anterior post y que al escuchar esta conferencia me hace pensar sobre las ideas preconcebidas que todos tenemos y nos hacen pensar cosas extrañas a la hora de introducir algún cambio en nuestra forma de trabajar.
En pedagogía se utiliza el término “preconcepto“, que no debe confundirse con el concepto de prejuicio, aunque ambos términos se refieren a distintos aspectos de lo que genéricamente se denomina un concepto previo o una idea preconcebida.
Una innovación supone una adaptación, un cambio en la rutina, que a veces nos hace sentirnos indefensos e inseguros, y cada uno tenemos nuestra capacidad para superar adversidades. Un 30.% de esta capacidad para superar los retos de la innovación, tiene una base genética. El segundo factor que influye también en un 30.%, es la personalidad y las experiencias que influyen en nuestra vida. Y el tercer factor que ayuda a superar la adaptación a los cambios, es hablar, que es muy bueno para la memoria emocional. Está demostrado que las personas que forman parte de un grupo superan mejor la adversidad y para ello hay que tratar de estar conectados.
Una de las grandes dificultades para introducir nuevos procedimientos en cualquier empresa, es la reticencia de algunos empleados para asumir el cambio, prefieren mantener su rutina laboral en aquello que ya conocen, que se ha convertido en algo que dominan, y es por ello que NO QUIEREN CAMBIAR.
En muchos despachos de Administración de Fincas, en Administrador realiza las funciones de un director de orquesta, pero ante las nuevas tecnologías ocurre muchas veces que son los empleados quienes dominan el conocimiento y a menudo, prefieren seguir con su rutina de trabajo, antes que estar abiertos a introducir nuevos procedimientos que de una forma probada reducen el trabajo diario.
Es normal que haya resistencia al cambio, pero también hay unos PLAZOS. Marca el camino a seguir, que otros ya están demostrando que es el nuevo sistema de trabajo. Hay que SEÑALAR LOS LÍMITES y buscar los medios para que se cumplan.
Amancio Ortega, gallego, propietario del grupo Inditex cuya marca insignia es Zara, en su biografía hay un dato, una filosofía de contratación de personal, que dice “contrata, muy pero que muy despacio y despide muy rápido“, una empresa es lo que hacen las personas que trabajan en ella, no te puedes permitir el lujo de tener a alguien que está maleando al equipo.
Hay empresas que tienen problemas en sus equipos, porque ciertas personas están distorsionando la buena armonia del EQUIPO, pero el problema es que a la hora de prescindir de alguien, si tenemos que indemnizarle, de manera injusta se suele despedir a quien sale más barato y no a esta persona que puede hacer que nos hundamos todos.
No es cuestión de dureza, es cuestión de PULSO FIRME, Sres. a partir de hoy, estas son las pautas de trabajo, y el que no quiera que se busque otro barco, si yo no te obligo a venirte conmigo, te bajas del barco y te diriges a los cientos de despachos que siguen funcionando de forma tradicional, estamos aquí poniéndote HERRAMIENTAS y encima vas a boicotear, contaminar el espíritu del equipo, mira vamos a acabar bien, que llevamos muchos años trabajando juntos.
En definitiva se trata de decir al equipo: Oye ¿no sabes?, TE ENSEÑO - ¿no puedes?, TE AYUDO - pero ¿no quieres? PUES A LA CALLE, ya me estoy buscando otro.
TECNOLOGÍA + FORMACIÓN + METODOLOGÍA = RESULTADOS
Para finalizar, me parece interesante dejaros este video, donde D. Jesús Huerta de Soto, comparte a los alumnos distinguidos de la Universidad Francisco Marroquín, durante el acto de distinciones académicas, diez consejos para ser personas exitosas en la vida. El Dr. Huerta de Soto llena al público y a los jóvenes profesionales de anécdotas propias y de consejos a seguir cada día. Asimismo, los exhorta a no perder los valores, la ética, ni dejarse llevar por lo políticamente correcto en las actividades que realicen en su vida.
El manifiesto Cluetrain, de Rick Levine, Christopher Locke, Doc Searls y David Weinberger, escrito en 2000 y publicado ahora en castellano por Ediciones Deusto. Se trata de la profecía de lo que hoy está ocurriendo en los mercados tradicionales, que gracias a la difusión que permite Internet, los clientes usuarios de productos y servicios, están trasladando la CONVERSACIÓN de su EXPERIENCIA de los mismos, desde el mundo real, al mundo VIRTUAL de la World Wide Web.
“Muchas empresas temen estos cambios, los contemplan como una DEVASTADORA PÉRDIDA de CONTROL. Pero el afán de control es una batalla perdida en un mercado global donde las opciones a disposición del cliente YA son asombrosas, y una apuesta suicida para empresas que deban producir el conocimiento necesario para crear esas opciones de mercado.”
Esto me sugiere la creación de GRUPOS DE USUARIOS de toda la vida, para que los profesionales podamos opinar sobre lo QUE NOS GUSTA y lo QUE NO NOS GUSTA de las aplicaciones informáticas que utilizamos.
Más allá de transmitir una sugerencia sobre algún cambio en un producto de software a una empresa que la aplique al producto, ahora el usuario lo escribe en la red y espera generar conversación. Luego si le parece oportuno que sea la empresa fabricante u otra, quien recoja la sugerencia.
“La vieja idea del mando autoritario puede haber llegado a un callejón sin salida, el cruce del diálogo del mercado con el del personal corporativo no apunta, en absoluto al fin del intercambio comercial”
Hasta ahora se había dicho que el mayor activo de una empresa eran sus empleados, porque son la IMAGEN DE LA EMPRESA de cara a sus clientes. Esto sigue siendo vigente, no obstante hoy día pienso que también son muy interesante las OPINIONES de nuestros CLIENTES usuarios pero no dentro de una fría encuesta de satisfacción, sino dentro de una CONVERSACIÓN entre empresa y clientes, por ejemplo a través de un blog, aportando ideas para mejorar y críticas sobre aspectos que corregir. Un AYÚDENOS A MEJORAR abierto, con ideas que luego puestas en común, votando otros usuarios a favor de los comentarios, sirvan de filtro para decidir sobre uno u otro cambio.
Es necesario un “clima de intercambio LIBRE y ABIERTO” - “La Red representa recursos naturales (datos) baratos, transporte barato (el propio canal) y, lo que es más importante, ACCESO BARATO Y EFICAZ AL CONOCIMIENTO GLOBAL.
“En los << viejos tiempos >> no cabía esperar que los consumidores (usuarios) hicieran sugerencias o pidieran nuevas prestaciones, de una forma pública y abierta al general conocimiento de los demás”
Pero esto de la CONVERSACIÓN COMO MERCADO es “casi imposible de entender, a menos que uno lo haya experimentado. Hay que vivir un tiempo en la Red” HAY QUE PARTICIPAR.
En general se trata de no avanzar, no implantar un sistema de comunicación ABIERTO, por el “miedo a perder el control” - “Muchas empresas hacen lo imposible por evitar accesos externos a su red interna. E irónicamente, no lo hacen por prevenir el robo de datos, sino movidas por el miedo a quedar en evidencia delante del mercado, a que se descubra que no tienen nada que merezca la pena robar”
Internet está desdibujando la frontera entre lo interno y lo externo, entre lo propio y lo ajeno. Hagamos que la estrecha conexión entre empresa y mercado se convierta en una ventaja.
El DESEO de uso de la Web surge de ese profundo resentenimiento que experimentamos por estar controlados. DESEO de expresar siempre nuestra opinión, permitir que nos rechacen, que nos odien, que nos ridiculicen, asustarnos, dudar de nosotros mismos, PERO NO PERMITAMOS NUNCA QUE NOS AMORDACEN. Se trata de un deseo a tener VOZ PROPIA.
HABLAR NO CUESTA DINERO, en la Red encontramos contenidos de todo tipo, CONVERSACIONES en muchos casos, pero de la misma forma que distinguimos la atención personal de la descortesía, también percibimos la diferencia entre el lenguaje puramente comercial y las PALABRAS SINCERAS.
La Red ofrece distintas formas de conversación: El correo electrónico, las listas de correo, los grupos de noticias (newsgroups), el chat, las páginas web personales (blogs), etc. Cada tipo de conversación tiene un estilo de lenguaje.
De otra forma, una consecuencia de estos cambios son las posibilidades que esto aporta en un entorno de OPEN INNOVATION, donde compartimos experiencias y nos beneficiamos todos. Para avanzar en la tecnología, no debemos estar a expensas a las mejorar en el programa de gestión que utilizamos, sino ir por delante y ser críticos sobre como se hacen las cosas, que podrían ser de otro modo.
Los Administradores de Fincas estamos muy ocupados y muchas veces dejamos el control de la información, el conocimiento en manos de nuestros empleados. Creo que esto no debe ser así puesto que si mañana nos falta esa persona, no tenemos capacidad para realizar su trabajo ni poder adiestrar a otra persona en el mismo.
Dentro de nuestro colectivo creo que hace falta algo más de formación en el uso de internet. En este cambio que estamos viviendo, nos está ocurriendo lo mismo que a principios de los años 90, cuando el PC (ordenador personal) estaba bastante extendido en nuestros despachos y a la hora de comprar uno, nos preguntaban sobre las características técnicas del mismo, (cuanta memoria RAM, cuanto disco duro, pantalla, velocidad del procesador, etc.) y nos vendían lo que querían, en muchos casos más de lo que necesitábamos.
Hoy día, dentro de los términos de CULTURA GENERAL de internet hay que manejar con soltura, conceptos como mashups, cloud computing, intranet, extranet, software como servicio, chat, RSS, frames, wiki, foro, blog, SEO, SEM, etc.
Y no solamente saber lo que significan sino ser usuarios de los mismos.
Entender como funciona el correo electrónico y poder configurarlo en nuestro ordenador personal, no debe ser la tarea de un informático sino de nosotros mismos. Poder añadir nuestra firma escaneada a un documento de word para incluirla en nuestros escritos tampoco debe ser nada complicado.
Uno de los trabajos de un despacho de Administración de Fincas consiste en la gestión contable y documental de la Comunidad, mediante algún programa de contabilidad específico para Comunidades de Propietarios, necesario por las peculiaridades contables que supone el reparto de los gastos en función del coeficiente de participación de cada propiedad, como el utilizado por el Software online FincasPro que yo utilizo, aplicando la normativa del Plan General de Contabilidad, que aunque TODAVÍA no es una imposición legal, yo estoy convencido de las ventajas de aplicar dichos procedimientos (partida doble, criterio del devengo, etc) para la transparencia en la gestión.
Una vez cuadrado y cerrado cada período en que se informa a la Comunidad, la información contable se podrá mostrar de muchas formas distintas, pero siempre contando con el respaldo de la utilización de un sistema contable de PARTIDA DOBLE (asientos en el debe y haber).
Uno de los problemas con que nos encontramos los profesionales, es encontrar la MEJOR FORMA DE ALMACENAR LOS DOCUMENTOS que respaldan los cobros y pagos que se realizan en una Comunidad. Hay Comunidades que mueven anualmente cantidades económicas superiores a las de muchas pequeñas empresas.
Así lo explica Juan Freire, Profesor Titular de la Universidad de A Coruña. Dirige el grupo de investigación en Recursos Marinos y Pesquerías que desarrolla numerosos proyectos de I+D. Escribe en su blog personal Nómada y en la revista de online Soitu, dentro de la sección PIEL DIGITAL.
Concretamente, en su Conferencia dictada en Bilbao el pasado 13 de mayo de 2008 dentro del Día de la persona emprendedora con el lema este año de TU IDEA CREA CIUDAD.
La hipótesis básica es que nos estamos moviendo en un GRAN CAMBIO DE PARADIGMA, que no afecta sólo a los emprendedores y las empresa. Lo estructuramos en tres apartados. 1.- La Sociedad 2.- Las organizaciones y las empresas 3.- Las personas. Los emprendedores.
Nos estamos moviendo desde los modelos organizativos, (politicos, empresariales, sociales… CERRADOS, JERÁRQUICOS) hacia modelos ABIERTOS, en red que necesariamente por definición son abiertas. La gran red es internet. La mejor forma para avanzar actualmente es tener CONEXIÓN ENTRE PROFESIONALES, facilitado a través de internet, que permite cambiar la forma en que trabajamos, la forma en que vivimos.
Estamos en momento de TRANSICIÓN, donde hay personas que viven en mundos distintos, en distintas fases o etapas del CAMBIO. Vivíamos en el viejo orden de las jerarquías del conocimiento, (ejemplo la forma en que se ordena la información en las BIBLIOTECAS) pero en internet donde se digitaliza todo (el conocimiento, los productos, los servicios, la creación, la distribución, el consumo) ello permite reducir las barreras. Se trata de servicios cuyo coste marginal es o se aproxima a CERO.
Hay veces que perdemos algún cliente Comunidad de Propietarios o nos entra en el despacho alguna otra, normalmente gestionada por otro compañero Administrador de Fincas.
Formando parte del procedimiento de entrega, que se suele realizar en el despacho del Administrador de Fincas saliente, y dentro de la documentación de la Comunidad, se facilitan varios listados en papel con los propietarios, cuentas bancarias donde estén domiciliados los recibos de Comunidad, teléfonos, direcciones de correspondencia, emails, proveedores, etc.
Toda esta información está digitalmente almacenada en el programa que utilicemos para la gestión y salvo que usemos el mismo programa y éste tenga previsto alguna opción de exportación/importación de datos, tenemos que volver a teclearlos todos con la consiguiente pérdida de tiempo, así como posibles errores mecanográficos que puedan originarse.
Este tipo de procesos de intercambio de forma coordinada, mediante un formato común de ficheros, tuvo su origen a principios de los años 80 en la industria automovilística, para conectar los pedidos de la fábrica con la enorme variedad de proveedores y tipos de piezas que manejaban. Se le llamó INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS o más comúnmente conocido con el acronismo EDI de (Electronic Data Interchange).
En el sector bancario hasta principios de los años 80, el pago de recibos domiciliados en las entidades bancarias se realizaba a través de las CÁMARAS DE COMPENSACIÓN BANCARIA que eran lugares donde se contabilizaban y compensaban estos cheques y recibos que se manejaban manualmente en soporte físico papel (solía haber una Cámara por cada capital de provincia).
A partir de 1983 el Consejo Superior Bancario cuyas funciones a partir de 1994 fueron absorbidas por la Asociación Española de la Banca (AEB), comenzó a dictar una serie de NORMAS a las que llamó Cuadernos donde incluía información sobre la estructura y formato, los registros y campos que debían contener los ficheros para permitir el intercambio de esta información de una forma DIGITAL que fuera inteligible para los programas de las Entidades Bancarias y evitar así la manipulación de los recibos en papel.
En definitiva lo que quiero transmitir con este post es la conveniencia de que un Organismo, posiblemente el Consejo General Colegios Territoriales de Administradores de Fincas de España se reuniera con las distintas empresas que fabrican programas de Gestión de Comunidades de Propietarios y Administración de Fincas (FincasPro, Gesfincas, Netfincas, TbZeus, TAAF, etc.) para determinar un FORMATO COMÚN de intercambio de datos entre los distintos programas de Gestión de Comunidades que facilite este proceso cuando suceda.
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Hay veces que perdemos algún cliente Comunidad de Propietarios o nos entra en el despacho alguna otra, normalmente gestionada por otro compañero Administrador de Fincas.
