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Friday, October 31, 2014

Hacer contabilidad sin necesidad de saber contabilidad

Escrito por Fran-Sevilla el 23 June 2011

Fincas-Pro - Programa contabilidad de Comunidades de PropietariosEste es el gran reto de los programas para gestión de comunidades de propietarios, uniendo a este enfoque la SENCILLEZ de uso del mismo.

Un empleado de banca cuando está en la ventanilla con ingresos y pagos, está realizando asientos en diario sin necesidad de saber a priori que cuentas contables intervienen en cada transacción. Eso ya lo decide la aplicacion que utiliza en funcion de la operacion que esta realizando.

Y no digamos si encima quien esta introduciendo datos en la contabilidad, además de las cuentas contables tiene que conocer la numeración de las mismas, ya que es diferente en el plan de cuentas de cada comunidad en función de la estructura de reparto de gastos de cada una.

Es por ello que nosotros defendemos un plan de cuentas uniforme para todas las comunidades, ya que antes el programa en la definición del plan contable ha permitido ir asignado a cada cuenta el grupo de gastos que le corresponde en función de su estructura de reparto de gastos, normalmente definida en la división horizontal de cada comunidad.

Desde el punto de vista empresarial, esto permite una fácil sustitución de personas para la realización de esta tarea, además de una más FÁCIL Y RÁPIDA INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA CONTABILIDAD.

Esto no quiere decir que para determinados asientos que no tenemos automatizados a través del apartado Gestión u Horizontal de nuestra aplicación de gestón, tengamos que hacerlo directamente en el diario consutando el plan general de contabilidad, para ver donde anotar por ejemplo ese ingreso extraordinario procedente de la indemnización de un seguro, una subvención o del alquiler de la cubierta del edificio para la instalación de una antena de telefonía móvil etc.

Durante el pasado encuentro nacional de administradores de fincas celebrado en Segovia, tuve la ocasión de comentar estas ideas con mi buen amigo y compañero Juan Rodriguez Baeza autor del estupendo libro contabilidad para comunidades de propietarios.

Software y programa para gestión de comunidades de propietariosDesde su planteamiento, sí es necesario saber contabilidad para gestionar los ingresos y gastos de las comunidades. Desde mi punto de vista, esta idea proviene de la estructura de plan contable que propone en su libro, ya que plasma en el plan la utilización del cuarto digito de la cuenta 430 de clientes para la definición de la forma de pago (si es domiciliado, en porteria, despacho, etc.), la utilización de un digito en la cuenta de ingresos del grupo 7 para definir el concepto de facturación.

Con relación a las cuentas de gastos, (grupo 6 del PGC) propone Juan reflejar una agrupación en función de la estructura de reparto definida en la division horizontal de la comunidad.

Desde mi punto de vista estas cuestiones deben estar resueltas por el programa de gestión que utilicemos, pero no necesariamente tienen que ser un reflejo del plan contable que utilicemos para cada comunidad. Sobre todo primando la SENCILLEZ (que una persona pueda ser fácilmente sustituida por otra en la llevanza de la contabilidad) y por RAPIDEZ ya que el programa por otros medios sabe lo que tiene que hacer con el asiento introducido.

Como comenta Juan esto es como si en una máquina introducimos por un lado harina y por el otro lado salen churros, sin saber yo que ha pasado por el medio. Realmente desde mi punto de vista yo sí se lo que ha pasado por el medio, lo que ocurre es que no viene reflejado unicamente según la estructura del plan contable definido, sino mediante otras tablas auxiliares, que si puedo controlar y modificar.

Y es que si no se hace como Juan Baeza propone: ¿no estoy aplicando la contabilidad?. Yo pienso que sí a pesar de ello, según el enfoque y la forma de trabajar con FincasPro, puesto que hay asiento de apertura, utilización de los números de cuenta del plan general de contabilidad, realización de asiento de cierre, asiento de regularización principalmente, partida doble, etc.

Es posible que si seguimos su propuesta tengamos muchas más información disponible en el Diario, pero de otra forma, no quiere decir que perdamos dicha información. La tenemos gracias al programa de contabilidad.

Este enfoque que defendemos es el utilizado por nuestra aplicación para la gestión de comunidades de propietarios, FincasPro que funciona completamente en Cloud Computing. Puede consultar nuestro MANUAL DE CONTABILIDAD PARA LA GESTIÓN DE COMUNIDADES DE PROPIETARIOS CON FINCASPRO.

  • Manuel Jesús Recena Soto said,

    Hola, buenas tardes:

    Me ha sorprendido mucho tu último párrafo. ¿Qué quieres decir con “que funciona completamente en Cloud Computing”?

    Es importante que no confundamos a los usuarios.

    Un saludo

  • Fran-Sevilla said,

    Hola, Manuel, me alegro de que me hagas esa pregunta,

    Lo que quiero decir es que a diferencia de otros programas del sector como Gesfincas o Netfincas que están offline y permite mostrar cierta información a través de servicios como Despacho24h, con FincasPro, cuando un propietario cambia algún dato personal, desde la Oficina Virtual en la página web del administrador, como pueda ser su teléfono, dirección o domiciliación bancaria, ya se está cambiando en el programa.

    Los otros programas a que me refiero, no son cloud computing aunque tengan un servicio de información a los propietarios en la nube, pero la gestión de información a publicar y de los cambios que se realizan en la nube, son más difíciles de sincronizar puesto que no se actualizan de forma automática en el software offline. Todo lo más envían un aviso por email al administrador para que actualice esos datos.

  • Manuel Jesús Recena Soto said,

    Hola, buenas:

    Según esa interpretación cualquier aplicación basada en tecnología web y disponible a través de Internet es “cloud computing”. Quieres decir entonces que este enfoque lleva con nosotros desde hace muchos año.

    Personalmente creo que el termino está usado de forma muy forzada y puede puede confundir a los usuarios. Otra cuestión es que se haya usado con otros fines.

    Un saludo

  • Fran-Sevilla said,

    Hola de nuevo Manuel,

    Lo que pretendo decir con “que funciona completamente en Cloud Computing” es que para dar información a un grupo de personas a través de internet, con acceso de los usuarios a una parte privada, lo mejor es que la aplicación y los datos estén en la nube => Cloud Computing. Es como si una tienda virtual tuviera la aplicación que la gestiona, en el disco duro del dueño de la tienda. ¿Verdad que eso no suele ser así con las aplicaciones de comercio electrónico?.

    Pues igual digo respecto a los programas para la gestión de comunidades. El hecho de que exista un Despacho24h u Oficina Virtual, no quiere decir que toda la información esté a disposición de los propietarios, pero en estos casos SÍ Cloud Computing es la mejor forma de gestionarla, puesto que con un simple click vamos liberando la información que queremos publicar. Así es como funciona FincasPro.

  • JUAN RODRIGUEZ BAEZA said,

    FRAN:
    Muchas gracias por las flores, pero sigo sin estar de acuerdo.
    A estas alturas de la película, seguir diciendo que para gestionar una comunidad no hace falta saber contabilidad, me parece una afirmación temeraria.
    La contabilidad es, ante todo, un sistema informativo, y la riqueza de información que nos puede suministrar un Plan de cuentas perfectamente estructurado y desglosado, teniendo en cuenta simultáneamente las directrices del Plan General de Contabilidad y los criterios de reparto de los diferentes capítulos de gastos definidos en la Comunidad, es innegable. A mi entender, los programas, aparte de realizar una contabilidad rigurosa, deben ser transparentes, de modo que los Presidentes, Juntas rectoras y propietarios en general, puedan conocer al detalle las cuentas comunitarias, de acuerdo con los principios contables, y todo ello puede hacerse de una manera SENCILLA a la vez que ortodoxa.
    Además, la tendencia actual es imparable en cuanto a la introducción de la Contabilidad en las Comunidades de propietarios, como lo estamos comprobando con los asistentes a los Cursos de Contabilidad para Comunidades que estamos impartiendo, a niveles básico y avanzado, y me da mucha pena que, después del inmenso esfuerzo que estáis llevando a cabo con el desarrollo de FINCASPRO, y su novedosa aportación como programa en la nube, no os atreváis a dar el paso definitivo para conseguir el programa que la profesión necesita.
    El problema está en que quienes no podemos o no queremos comer churros, no podamos configurar la máquina para hacer galletas o tortas de aceite. Mientras los programas actuales no sean configurables por el usuario para permitir seguir la “trazabilidad” de los datos, poco podremos avanzar.
    Y si el futuro es que para contabilizar los hechos contables de una Comunidad no haga falta saber contabilidad y para administrar una Comunidad no haga falta saber administrar, porque hay programas maravillosos que lo saben hacer, yo me bajo, y los que estáis en activo tendréis que pensar en cambiar de actividad, porque “el administrador infiltrado” en forma de robot asistirá a las Juntas, contentará a los propietarios, y cobrará los honorarios de los que vivimos de esto.

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