Nueva etapa

Nueva etapa FincasProDespués de una larga temporada, prácticamente 3 años, he decidido retomar este pequeño espacio personal, cuyo objetivo principal es mostrar las tendencias que determinan el futuro de la profesión de Administrador de Fincas a nivel global.

Está claro que tenemos que evolucionar como han tenido que hacerlo o están en ello, sin más remedio otros sectores (viajes, inmobiliarias, prensa, hoteles, banca …) pero la sensación es que vivimos en un cambio acelerado. Realmente podemos decir que EL FUTURO YA ES UNA REALIDAD pero desigualmente repartida. Hay compañeros que han entendido que o te diferencias del resto y creas tu propia marca personal como profesional o el mercado te verá como una commódity (mercancía), donde únicamente el precio marca la diferencia. Perdón por el anglicismo pero es que con relación a esto también se habla de la “Comoditización de un servicio” o de “un sector comoditizado” y es muy difícil explicar esta idea con la palabra mercancía.

Pero hay otras formas de competir, no siendo necesariamente diferentes del resto en el servicio que prestamos, si no usando herramientas o servicios que nos permitan automatizar procesos, hacer más cosas en menos tiempo y por ello ser más competitivos. Hablaré de cómo automatizar algunos procesos contables, de gestión y comunicación con las Comunidades de Propietarios con ejemplos prácticos. Si nos pagan por lo que sabemos, no por lo que hacemos, está claro que debemos automatizar las tareas repetitivas que no aportan valor a nuestro servicio a las comunidades de propietarios.

Soy un convencido del uso de la herramienta contable en vez de una hoja de cálculo para gestionar la información económica de las comunidades de propietarios. Es por ello que platearé diferentes supuestos prácticos y cómo se solucionarían desde el punto de vista de la contabilidad.

Hay muchos administradores preocupados por el marketing en redes sociales como forma de llegar a más clientes, no obstante lo que siempre ha funcionado sin problema es el boca a boca, por ello la preocupación por la satisfacción de nuestros clientes es el mejor marketing que podemos hacer.

La FORMACIÓN es muy importante en nuestro sector, estar al día en la interpretación de las leyes, los mecanismos para evitar la morosidad de los propietarios, etc. Nuestro ámbito de conocimiento es muy variado, muchas veces sin necesidad de ser un experto pero sí para tener una visión global que nos permita saber cómo solucionar los problemas que puedan ir surgiendo, pero también es importante conocer herramientas online que facilitan el día a día en nuestros despachos, sobre todo en el móvil que se ha convertido en la varita mágica de todo buen profesional.

También hablaré sobre los libros que pueda estar leyendo o sobre los eventos del sector a los que pueda asistir, como ya hice en mi anterior etapa.

Haciendo un breve balance desde mi primer post el 23 de septiembre de 2008 hasta ahora, han sido 5 años con 76 artículo dirigidos fundamentalmente a los administradores de fincas, emprendedores y a nuestro sector en su camino hacia la transformación digital. INTERNET LO CAMBIA TODO, esa era mi premisa cuando comencé y cada día que pasa vivimos una aceleración exponencial donde los dispositivos móviles, el BigData, los robots, la IA, las SmartCities o el IoT marcan tendencia. A diferencia de cuando empecé, ya no se trata de un capricho de #AAFFinkietos, sino una necesidad de supervivencia para nuestra actividad conforme a los servicios que reclaman las comunidades de propietarios.

TRANSPARENCIA es la palabra clave en un sector donde la desconfianza forma parte del runrun de nuestra imagen frente a la sociedad, como también ocurre con la clase política. Podemos superar esta imagen e incluso salir airosos del aprieto, que a nuestra cuenta de resultados supone la comoditización de nuestros servicios y la clave está en las herramientas online.

El RETO está ahora en las empresas de software, ya que no se trata sólo de que muchas cosas sean posibles gracias a la tecnología, sino que además lo sean de una FORMA SENCILLA. De qué nos sirve un programa con muchas posibilidades si no es fácilmente entendible por el común de los mortales. Está comprobado que el 80.% de los usuarios de un software sólo utilizan el 20.% de sus prestaciones, por ello es muy importante buscar el equilibrio entre la complejidad del mismo al añadir nuevas opciones y su sencillez.

Por supuesto también hablaré de FINCASPRO, nuestra pequeña criatura que ya está andando por si misma y esperamos que siga creciendo. Queremos crear una comunidad de usuarios, que nos reunamos periódicamente con el espíritu de #AAFFinkietos, enfocados siempre en un proceso de mejora continua.

La FALTA DE TIEMPO es uno de nuestro grandes problemas en el día a día de nuestro trabajo como administradores de fincas, pero tenemos que estar abiertos al cambio, lo urgente muchas veces nos impide ocuparnos de lo importante. Al menos de vez en cuando es bueno ver las cosas con perspectiva, ese es uno de los objetivos de este blog.

Rómulo, el rinoceronte blanco

Rómulo el rinoceronte blancoHace unos años conocí a Rómulo, os lo presento. Rómulo es un rinoceronte blanco. Es un rinoceronte que está en peligro de extinción. Tuve ocasión de conocerlo en el zoológico en el que vive. La historia de Rómulo es una historia curiosa, porque durante 23 años, Rómulo vivió en un zoológico pequeño, en una instalación reducida de unos 30 metros cuadrados y lo único que podía hacer Rómulo durante 23 años de su vida fue dar vueltas, dar vueltas una y otra vez en la misma dirección.

Cuando yo conocí a Rómulo, lo habían trasladado a un zoológico más grande. En principio quisieron ponerlo en una instalación gigantesca, una instalación con otros rinocerontes blancos, para que hiciera vida de rinoceronte. (Bueno todos habréis conocido a un rinoceronte alguna vez en vuestra vida).

Pues Rómulo no quiso, no quiso estar con otros ejemplares de rinoceronte. Con lo cual hicieron una instalación para él, con arena como en la sabana, con troncos como en la sabana, una instalación perfecta para un rinoceronte. ¿Y sabéis lo que hace Rómulo?… Dar vueltas.

Cuando hablaba con sus cuidadores, me comentaron que Rómulo estaba en terapia, (Vaya también los rinocerontes van a terapia). Y habían conseguido, estaban muy contentos porque habían conseguido algo especial, y es que Rómulo empezara a dar vueltas en la otra dirección. Y creían que con la terápia que le estaban haciendo a Rómulo, algún día conseguirían que se moviera, se deslizara por toda la instalación y quizás quien sabe, en algún momento determinado, Rómulo también pudiera ir a esa otra instalación con más rinocerontes blancos y disfrutar de su vida de rinoceronte con otros ejemplares….

¿Y nosotros… cuanto tiempo llevamos dando vueltas en la misma dirección?

Con esta historia real, que representa nuestro MIEDO AL CAMBIO, Mónica Pérez de las Heras, directora técnica de la Escuela Europea de Oratoria en la Universidad Pública de Navarra da una interesante conferencia cuyo VÍDEO puede ver en este enlace sobre “Comunicación y Oratoria con Programación Neurolingüística e Inteligencia Emocional” donde resalta las claves para hablar en público: 1º.- NATURALIDAD – 2º.- HUMILDAD – 3º.- HABLAR DESDE EL CORAZÓN.

Para más información podéis visitar su web www.monicaperezdelasheras.com Su libro dedicado a hablar de Comunicación se llama: “¿Estás comunicando?” consíguelo en ebook o papel en: www.estascomunicando.com y el nuevo libro sobre oratoria es “Escribe, habla, seduce“, el único escrito en el mundo sobre oratoria con PNL e Inteligencia Emocional: www.escribehablaseduce.com

¿Qué crisis? Explicado en 8 minutos

Qué crisis??Se puede decir más alto pero no más claro. No estamos en crisis, se trata de un cambio de ÉPOCA como explica muy bien Marc Vidal en este vídeo. Nos resistimos al cambio, no nos gusta cambiar, pero a veces fuerza obliga. Y no se trata de un cambio, sino de muchos a la vez. Lo único que está claro es que vivimos en un CAMBIO ACELERADO. Y todo esto también nos afecta mucho como Administradores de Fincas. La oficina sin papeles cada vez es más fácil incluso ONLINE gracias a INTERNET. Internet lo cambia todo.

Hasta ahora había muchos compañeros con programas de gestión en el disco duro (Gesfincas, Netfincas, etc.) Otros funcionan todavía con aplicaciones creadas hace más de 20 años, que han ido modificando, basadas en miniordenadores, como sistemas 36 y AS400 con lenguaje RPG2. En estos casos se trata de programas MUY PERSONALIZADOS, en los que el Administrador se encuentra muy cómodo porque hace lo que quiera con el programa. Otro grupo de administradores, funcionan con Excel o Access habiendo desarrollado potentísimos macros que hacen mil maravillas.

Pero todas estos programas les pasan que no están COMPLETAMENTE ONLINE. Hoy día todos las empresas y organismos públicos están migrando a la nube. No tiene un programa online y otro offline. La nube abre un nuevo mundo de POSIBILIDADES. Por esto los programas de gestión se están viendo afectados en su modelo de negocio. Se está pasando del Software como Producto al Software como Servicio también llamado SAAS según sus siglas en inglés, como FincasPro para la Gestión de Condominios y Comunidades de Propietarios.

En poco tiempo han cambiado muchas cosas. Ahora el poder está en el consumidor CONECTADO, en las REDES SOCIALES. Como administradores de fincas, necesitamos herramientas ONLINE, que nos permitan dar una respuesta rápida a las necesidades de nuestros clientes. Creo que la palabra clave es TRANSPARENCIA, cada vez más necesaria, no sólo para generar CONFIANZA sino para diferenciarnos de la competencia. Todo esto es muy fácil decirlo pero no tanto llevarlo a cabo, debido al cambio que supone en nuestro quehacer diario. Mi experiencia en las Comunidades de Propietarios es que están muy receptivas a esta nueva forma de trabajar, que nos permite ahorrar mucho tiempo.

Con las herramientas ONLINE hay que marcarse objetivos y estudiar estrategias, sobre todo para conseguir el email de los propietarios, al menos de un 70.%, de manera que podamos comunicar fácilmente la publicación de nueva información de su Comunidad de Propietarios o Condominio, en la Oficina Virtual del Administrador.

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José Luis Orihuela en esta conferencia 10 PAUTAS PARA UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN EN REDES SOCIALES nos habla de cómo internet ha supuesto un cambio en el equilibrio de fuerzas económicas de una sociedad capitalista que otorga mucho poder a las empresas gracias al uso de los MEDIOS DE COMUNICACIÓN DE MASAS (radio, prensa y TV) y en cambio en esta nueva época el consumidor CONECTADO gracias a las REDES SOCIALES consigue romper la fuerza de las empresas y otras organizaciones en beneficio propio.

La economía del “muchas gracias”

Gary VaynerchukGary Vaynerchuk conducirá una sesión en la que enseñará a los emprendedores a aprovechar la coyuntura empresarial actual, a la vez que les prepara para seguir avanzando con éxito conforme evolucione la situación para convertirse en lo que él denomina La economía del “muchas gracias”. Con el auge de internet y del poder que ha adquirido el consumidor de a pie, las empresas deben aprender del pasado y dimensionarse para reproducir la atención que prestaban a sus clientes las empresas de sus abuelos si no quieren que la competencia les aventaje. En la actualidad, los individuos y las marcas que reciben mayores beneficios son los que destacan, superando a la competencia en la atención y cuidados que brindan a sus clientes al darle un protagonismo a la calidad, los valores, la capacidad de respuesta, la atención al detalle y otros conceptos básicos similares.

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Ya son historia aquellos días en los que se podían conquistar los medios con una potente y costosa campaña de márketing que conseguía cerrarle el paso a la competencia y atraer la atención del consumidor. Hoy en día las exigencias de los clientes que reclaman autenticidad, originalidad, creatividad, honestidad y buenas intenciones han hecho que las empresas y las marcas tengan que volver a echar mano de un nivel de atención al cliente casi inaudito desde la época de nuestros bisabuelos, cuando los dueños de la empresa conocían casi personalmente a sus clientes y les atendían de modo individualizado.

Gary hablará sobre la magnífica herramienta que permite a las marcas demostrarle a sus clientes que se preocupa por ellos: LOS MEDIOS SOCIALES. Los medios sociales ofrecen a las marcas la posibilidad de escuchar e interactuar no sólo con sus clientes sino también con cualquiera que se mueva en estas redes. Las marcas pueden así participar en esas conversaciones e interacciones individuales tan necesarias para demostrarle al cliente que él es importante para la marca. Estamos al borde de la humanización de las empresas y las victorias solo se van a medir en términos de cuánto cuida la marca a sus clientes.

¡¡ Aquí no hay quien viva !!

Este vídeo lo vi por primera vez en uno de los cursos de nuestro compañero Pepe Gutiérrez (Administrador de Fincas en El Campello – Alicante). Está claro que la libertad de uno tiene un límite que es cuando empezamos a limitar la libertad de los demás. Problemas de ruidos molestos, malos olores por bolsas de basura en el rellano de planta, animales sueltos por las zonas comunes y sin bozal, niños jugando al balón a la hora de la siesta, pintadas en las paredes, ropa tendida chorreando, colillas de cigarrillo por el patio, etc. Los amigos los elige uno pero LOS VECINOS TE TOCAN. Hay que intentar mantener un clima cordial entre vecinos, pero está claro que situaciones como las de este vídeo, lo hacen imposible.

¿Y tu qué situaciones insoportables has vivido que hace imposible la convivencia entre vecinos?

Socionomía: Psicología del individuo conectado

SocionomíaRecientemente he leído SOCIONOMÍA libro de Dolors Reig, que me ha parecido muy interesante, donde entre otras cosas habla de la sociedad aumentada, la confianza (el criterio esencial para la relevancia de la información en las plazas del pueblo tradicionales), el empoderamiento, la inteligencia colectiva, etc.

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Esto de las PLAZAS DEL PUEBLO como punto de comunicación social que perdimos con el nacimiento de los MASS MEDIA o medios de comunicacion de masa es muy curioso. Somos seres sociales porque nos gusta relacionarnos y damos mucha mayor importancia a la recomendación de un AMIGO que a cualquier anuncio en prensa, radio, televisión o incluso página web corporativa.

Sabemos que es enorme el valor de una recomendación, también es cierto que una recomendación no se pide sino que se GANA por un trabajo bién hecho que nos ha permitido ganarnos la confianza de quien se acuerda de nosotros cuando necesita un bien o un servicio e incluso cuando alguien pide consejo a esta persona sobre el bien o servicio que producimos o prestamos respectivamente. El famoso BOCA A BOCA o word of mouth de los ingleses.

En el primer capítulo del libro nos habla acerca de la Sociedad Aumentada. Mantiene la tesis de que las REDES SOCIALES pueden romper el empeño del capitalismo por aislarnos como mecanismo básico de mantener el actual sistema. Se puede pensar que con las redes sociales estamos ante una nueva burbuja de la web 2.0, de que la web social podría ser una nueva moda pasajera, de lo cual Dolors Reig opina todo lo contrario.

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Lo que de verdad importa …

Fundación Lo que De Verdad ImportaLo que de verdad importa es el lema de la FUNDACIÓN TELEFÓNICA que realiza unos encuentros compartiendo la experiencia de personas con historias singulares en su vida. Aquí por ejemplo podemos ver los protagonistas reales de la película francesa INTOCABLE que narra la historia real de Philippe Pozzo di Borgo un rico aristócrata francés que se queda tetraplégico a los 42 años después de un accidente al montar en parapente y entabla una especial amistad con Abdel Sellou su cuidador.

En este otro vídeo, Toni Nadal tío y entrenador de Rafa Nadal, explica cuales han sido las claves del éxito de su sobrino. Considera importante basar todo en la SIMPLICIDAD y el ESFUERZO queriendo siempre intentar mejorar. Para el ha sido muy importante no desviarse de su objetivo y con HUMILDAD continuar con el trabajo a pesar de los triunfos. Ha sido muy importante educar en VALORES (Método, orden, voluntad, esfuerzo y sacrificio escrito ya por SOLON uno de los siete sabios de Grecia). El RESPETO a los contrincantes, le ha permitido ganar a sus rivales y aprender de ellos, lo contrario es una forma gratuita de buscarse enemigos.

La ADVERSIDAD está en la vida de todo el mundo, quien no entiende esto quiere buscar en los demás culpables de lo que a uno le pasa. Somos responsables de lo que nos pasa y tenemos que buscar soluciones. Nos habla de la necesaria RESILENCIA en el deportista, entendida como capacidad humana de asumir con flexibilidad situaciones límite y sobreponerse a ellas, y también en cada persona para conseguir sus objetivos.

Enlace directo al vídeo en YouTube

FincasPro – Asiento de apertura

Videotutorial FincasProFincasPro, es un programa de contabilidad SENCILLO para la gestión ONLINE de comunidades de propietarios. Vamos a ver cómo realizar el ASIENTO DE APERTURA en el Diario y después insertar en cobros y pagos los recibos y facturas pendientes conforme a lo indicado en el asiento de apertura.

El ASIENTO DE APERTURA no es más que una anotación que realizamos en el DIARIO y representa la situación económica de la Comunidad al comienzo del ejercicio. Si se trata de un edificio de nueva construcción NO ES NECESARIO.

Para hacer esto tenemos que ir a Contabilidad->Diario y hacer click en el icono NUEVO ASIENTO de manera que se nos abre una ventana y dentro de ella, tenemos que hacer click en el icono ASIENTO DE APERTURA, que si nos fijamos podemos ver que siempre será el asiento número uno.

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