En una época tan competitiva como la que nos ha tocado vivir, con la crisis económica que estamos sufriendo, crecer y ganar dinero en nuestro sector se ha vuelto complicado.
Como en muchos otros sectores y obligados por las circunstancias, no sólo tenemos que congelar nuestros emolumentos, sino que en muchos casos nos presionan para reducir dicho importe.
Una de las soluciones para intentar evitar esto es centrarnos en diferenciar nuestros servicios de los de la competencia de lo cual hablaremos en otro post.
Llegado este punto otro de nuestros objetivos debe ser que nuestro trabajo se vea. Para justificar lo que cobramos debemos aprovechar internet y mostrar nuestras tareas realizadas en cada comunidad, puesto que cuando solucionamos problemas de todo tipo (aviso al seguro para dar parte de un siniestro como la rotura de un bajante, gestionar algún tramite con el ayuntamiento o la empresa suministradora, redactar una carta de queja por el servicio recibido por la empresa que presta servicio a la comunidad y esta siendo deficiente, hacer una reclamación a la promotora por vicios ocultos, etc. Etc.) muchas veces solo se entera la persona directamente afectada o todo lo más el presidente.
Muchas veces me he sentido ridículamente maltratado por algún funcionari@, como le ocurre a la muchacha de este video.
Por otro lado, como en muchos sectores profesionales, crecer supone contratar a más personal y es aquí donde entra la tecnología para ayudarnos a evitar esto y poder conseguir más productividad (hacer más cosas en menos tiempo) con FincasPro como nuestra propuesta.
Y en qué nos puede ayudar FincasPro para abaratar costes e incrementar nuestro beneficio. FincasPro más que un programa es una estrategia de trabajo, no sólo abriendo nuestra empresa a los clientes, de manera que de una forma sencilla puedan acceder a la información de cada comunidad de propietarios sino también permitiendo la participación de los mismos en la gestión de la misma.
Esta mañana ha saltado la noticia y no por algo esperado deja de sorprendernos Steve Jobs ha muerto a los 56 años (1955-2011). Ni siquiera los genios son inmortales, todos tenemos nuestra hora y a él le ha llegado demasiado pronto. Desde 2007 vengo utilizando productos de Apple, un iPhone 3G, un PowerMac de sobremesa y un iPad2, desde luego son gadgets que me ayudan mucho en mi trabajo y es increible cómo han ido marcando tendencia en los sectores donde iban introduciendo su visión de lo que tenía que ser un ordenador, un teléfono, un reproductor de música e incluso creando un nuevo concepto con las tabletas.
Se está hablando mucho de lo que ha supuesto Steve para el desarrollo de la informática y el entretenimiento, simplemente sirva este post como pequeño homenaje a un genio.
Utilizar internet para las comunicaciones fehacientes o la realización a distancia de actos, como la firma de un contrato, con validez legal, requiere una serie de mecanismos GARANTISTAS que permitan hacer valer dicha firma o envío DIGITAL (electrónico) incluso en sede judicial.
LOGALTY es una de las firmas más importantes que están intentando hacer posible lo deseable. Incluso a un precio muy competitivo. Cada vez es más común que los administradores de fincas dispongamos del email y teléfono móvil de los propietarios de las comunidades que administramos. Evidentemente es más común tener el móvil que el email de éstos, pero aunque es importante tener los dos medios de comunicación, incluso sólo con el móvil sería posible conseguir esta certificación de envío y contenido, cuando sea necesario para nuestra gestión en las comunidades.
Por parte de Logalty, estuvieron en la presentación José Manuel Oliva (Director General) y uno de los tres iniciadores de este proyecto que se inició en 2005, Manuel Gambín (Departamento comercial) con antecedentes familiares en el sector de Administradores de Fincas y José Luis Martínez (Director Comercial).
Según nos cuentan y hemos podido ampliar, Logalty Servicios de Tercero de Confianza, S.L. es una sociedad participada en un 10.% por SEUR, en un 39.% por SOCYAM PARTICIPACIONES, S.L. que es el Bufete Garrigues y un 51.% por INFORMA D&B, S.A. dedicada a Actividades relacionadas con bases de datos.
Un empleado de banca cuando está en la ventanilla con ingresos y pagos, está realizando asientos en diario sin necesidad de saber a priori que cuentas contables intervienen en cada transacción. Eso ya lo decide la aplicacion que utiliza en funcion de la operacion que esta realizando.
Y no digamos si encima quien esta introduciendo datos en la contabilidad, además de las cuentas contables tiene que conocer la numeración de las mismas, ya que es diferente en el plan de cuentas de cada comunidad en función de la estructura de reparto de gastos de cada una.
Es por ello que nosotros defendemos un plan de cuentas uniforme para todas las comunidades, ya que antes el programa en la definición del plan contable ha permitido ir asignado a cada cuenta el grupo de gastos que le corresponde en función de su estructura de reparto de gastos, normalmente definida en la división horizontal de cada comunidad.
Desde el punto de vista empresarial, esto permite una fácil sustitución de personas para la realización de esta tarea, además de una más FÁCIL Y RÁPIDA INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA CONTABILIDAD.
El pasado 3 y 4 de junio pude asistir al XIV Encuentro Nacional de Jóvenes Administradores celebrado en Segovia. Con el título de PROFESIONAL LIBERAL < => EMPRESARIO este encuentro destacó por la buena organización (a pesar de que el Colegio Territorial de Administradores de Fincas de Segovia cuenta con tan sólo 22 colegiados) y el equilibrio en la elección de los temas de las ponencias mezclando cuestiones jurídicas con otros asuntos como el marketing y la rentabilidad de los despachos.
Uno de los objetivos de esta reunión fue dar por zanjada esta dualidad de nuestro trabajo (profesional Vs. empresario) a favor del segundo enfoque. Debemos ver nuestra labor como empresarios para buscar la diversificación en la prestación de servicios o la especialización hacia la gestión de un tipo de inmuebles (garajes, centros comerciales, residencial con zonas deportivas y piscina, etc.)
En general hubo muy buen equilibrio en la temática de las ponencias: Marketing, Gestión, Jurídica y Fiscal. Quizás se echó en falta alguna ponencia sobre temas técnicos en la gestión de Comunidades de Propietarios. (Rehabilitación de edificios, Funcionamiento de algún elemento del edificio, etc) Si es que al final tenemos que saber de todo (aunque sólo sea un poquito).
1º.- Ponencia “Comunica y crece sólido. Siete principios en la comunicación de tu empresa“. Ponente: Dña. Carmen Muñoz Jodar. Directora ejecutiva de Rosa Gómez-Acebo (Consultores de Comunicación).
2º.- Ponencia “Como conseguir clientes rentables en la Administración de Fincas: el Marketing del siglo XXI“ Ponente: D. Benjamín de Alcázar Martín. Profesor Área de Comercialización e Investigación de Mercados de la Universidad de Málaga.
3º.- Ponencia “Análisis del modelo de negocio de la Administración de Fincas, a través del Control Económico de la Gestión“. Ponente: D. Joan Lluis Saperas Lafarga. Consultor especializado en la transformación de despachos de empresas.
4º.- Ponencia “Consideraciones sobre la tributación en el IVA de determinadas operaciones inmobiliarias y régimen de deducción de las mismas“. Ponente: D. Jordi Bertrán Ribera. Inspector de Hacienda en excedencia.
5º.- Ponencia “El contrato de administración de fincas. Aspectos Jurídicos-Prácticos“. Ponente: D. Jesús Flores Rodríguez. Profesor de Derecho Civil de la Universidad Rey Juan Carlos de Madrid.
6º.- Ponencia “Materias nuevas a incluir en un protocolo de derechos y deberes de los comuneros en una comunidad de propietarios“. Ponente: D. Vicente Magro Servet. Presidente de la Audiencia Provincial de Alicante.
Como he dicho antes la organización estuvo muy bien. Me pareció acertado que para el turno de preguntas se repartieran unos papelitos donde cada asistente podía anotar su pregunta que luego se la pasaban al moderador para que se la hiciera al ponente.
Para otro congreso o encuentro pienso que sería interesante el formato MESA COLOQUIO donde varios expertos aportan su visión sobre una misma temática. Cuando en el escenario vi que cambiaban la disposición quitando la mesa corrida, que hubo en las ponencias de la tarde del viernes, por un conjunto de mesa y sillones, pensé que podría tratarse de un turno de preguntas que el moderador hacía al ponente como núcleo de la exposición. Lo vi por primera vez en el EBE y me pareció muy enriquecedor. Ya se acabaron las charlas magistrales en beneficio del diálogo colectivo.
Las ponencias que más me gustaron fueron las 2 primeras que trataron sobre temas de marketing. Creo que es una faceta que tenemos muy olvidada en nuestro negocio.
En la primera ponencia “Comunica y crece sólido. Siete principios en la comunicación de tu empresa” como dice Carmen Muñoz Jodar en su resumen ejecutivo:
Es imposible no comunicar. El silencio también comunica. No es una cuestión de modas; siempre ha sido así. La diferencia ahora es que las posibilidades de escalar esa comunicación son mayores y más accesibles.
La diferencia estriba también en si existe conciencia de esa comunicación y deseo de gestionarla…, o mejor, deseo de conocer, aprovechar, controlar y gestionar las percepciones que generamos en los otros. Todas las empresas, por acción u omisión –y al margen de su tamaño-, son percibidas de una determinada manera. Que esa percepción se acerque a la imagen ideal que la empresa quiere trasladar depende en gran parte del uso que de la comunicación se haga.
El riesgo de no hacer nada es que…, seguiremos siendo percibidos y que otros podrán hablar de nosotros diciendo lo que no somos.
Proponemos 7 principios básicos para hacer de la comunicación una palanca de crecimiento personal y empresarial.
Más allá del cliente, haga marca,…, cree su reputación.
Hágalo visible
en todo su círculo de influencia,
en todas las plataformas a su alcance (documentos, web, reuniones,…).
Cuéntelo
encuentre el interés compartido,
hable en torno a él y sobre la aportación y servicio,
cuente a cada uno lo suyo
De forma coherente
en el tiempo,
con el tiempo,
a lo largo del tiempo.
Siempre atento a lo nuevo
nuevas necesidades e inquietudes,…, un nuevo cliente
En estos tiempos de cambio, donde el movimiento de los INDIGNADOS exige “Democracia real ya” me hace pensar sobre la época que nos ha tocado vivir, cuya tónica o sentir mayoritario es la desconfianza y el desánimo, donde el sistema establecido permite cometer abusos y tropelías a quien detenta el poder sin existir una manera sencilla y natural de evitarlo.
El problema actual de las empresas, es que gracias a internet la información está al alcance de cualquiera, las empresas están al desnudo, como dice McKinsey en un artículo “Transparecy is the new marketing“, la mejor forma de hacer marketing creando experiencias, es que todo el mundo vea todo, ES IMPOSIBLE PARAR LA INFORMACIÓN.
Vivimos tiempos de “DESCONFIANZA” y aunque uno trate de hacer su trabajo bien, siempre existe una gran duda sobre la honestidad del mismo. Así muchos, ya que el pensamiento es libre y como “el ladrón piensa que todo el mundo es de su condición”, no sirve nada de lo que uno haga intentando hacerlo bien, siempre estará en nosotros la sombra de la duda acerca del mismo.
Y es que no hay una verdadera separación de poderes (Ejecutivo, Legislativo y Judicial). Todos están en manos de los políticos. Y hemos llegado a este punto por no ponerles límites ya que en base a que detentan la voluntad soberana del pueblo, han dictado leyes abusivas en beneficio propio.
En cualquier ámbito donde nos movamos, la política, la banca, las comunidades de propietarios, deben haber unas reglas que faciliten la transparencia para evitar abusos (¿Ya las hay? ¿Las leyes? ¿Pero son realmente efectivas?). Y en este punto es donde entra en juego la revolución del siglo XXI: INTERNET.
En resumidas cuentas, la CONTABILIDAD no es más que un sistema de información con un método propio para llegar a elaborar unos determinados informes que ayudan a conocer la situación económica de una empresa o comunidad de propietarios.
Después de 25 años en ejercicio como administrador de fincas y utilizar diferentes herramientas para gestionar la contabilidad en las comunidades de propietarios y a pesar de que no es legalmente obligatorio la aplicación del PGC (Plan General de Contabilidad) en este ámbito,actualmente soy un total convencido de la necesidad de ello por varios motivos:
Es cierto que hay muchas personas dentro de una comunidad que no entienden los distintos estados contables, pero la aplicación de la técnica contable (como el uso de la partida doble, la gestión de ejercicios con un asiento de apertura y otro de cierre, etc.) permite presentar la misma información con distintos formatos, de manera que lo pueda entender tanto el contable como el no contable.
Gestionar solamente ingresos y gastos con una hoja Excel dificulta llevar un control de recibos pendientes de cobro y de los pagos pendientes de realizar, incluso de otros ejercicios, se hace muy complicado, sobre todo cuando tenemos varias comunidades. Con la técnica contable esto queda resuelto.
Los programas de administración de fincas facilitan mucho esta labor, sobre todo porque permiten gestionar cobros y pagos sin tener que actuar directamente sobre el diario de contabilidad. Además se realizan muchos asientos contables de forma automática, como la emisión y puesta al cobro de recibos, el abono de remesas, la devolución de recibos, etc. sin necesidad de conocer la cuenta de cargo ni la de abono.
La posibilidad de tener un dossier de firmas con la relación de los propietarios y las propiedades de cada uno es muy útil para un Administrador de Fincas puesto que se puede utilizar para cubrir muchas necesidades. La principal, que duda cabe, es anotar los propietarios presentes o representados que asisten a una Junta General que luego sirva de base y testimonio de las personas que asistieron a la hora de confeccionar el acta de la asamblea.
Con FincasPro es muy fácil configurar las diferentes opciones del formulario para luego emitir el dossier de firmas que podemos imprimir y llevar a una reunión. Es importante destacar la posibiidad de indicar el título con el que queremos encabezar el dossier, para señalar si se trata de los propietarios que han asistido a una Junta General o bien los propietarios que han recibido las llaves de sus buzones, las fichas o carnets de acceso a la piscina, o que han entregado cualquier documentación necesaria.
Si nos parece interesante, también se puede indicar en el dossier de firmas, el DNI, los teléfonos o los emails que tengamos de cada propietario, de forma que a la hora de recoger la firma, podamos preguntarle si son correctos los datos que tenemos o si nos falta alguno, decírselo para que nos lo facilite, si le parece oportuno. Es una herramienta muy útil para conseguir el emails de aquellas personas que nos faltan para lograr una más directa comunicación con nuestros clientes.
Como se observa en el formulario, también podemos indicar otras personas como pagadores, cotitulares o cónyuge que tengamos relacionada con una vivienda. Finalmente lo podemos ordenar por apellidos del propietario, por nombre de la propiedad o por código de la finca.
Si una persona tiene varias propiedades, (vivienda, garaje, trastero), se ordena por la propiedad que tenga mayor coeficiente de participación, considerándose ésta como propiedad principal, que suele ser su vivienda.
Hace unos días observo que un propietario que nunca ha devuelto un recibo de comunidad empieza a devolverlos. Hablo con él y me dice que todo está correcto, tiene saldo en la cuenta y el número ccc de la misma sigue siendo el mismo de siempre.
Intentando buscar alguna explicación le pido que me facilite su número de cuenta y cual es mi sorpresa al comprobar que solamente coinciden la entidad y el resto de números del código cuenta cliente son distintos. Cuando le digo el número de cuenta a donde le estábamos enviando los recibos y hasta ahora no había habido ningún problema de pago, me indica que ese era un número de cuenta antiguo de hace más de cinco años que cancelaron aquella cuenta y abrieron una nueva en otra oficina del mismo banco.
¿Pero cómo es posible que hayamos estado mandando los recibos a una cuenta que estaba cancelada hace 5 años y el propietario ha estado pagando sin problemas los recibos por su cuenta nueva.? ¿Porque no hemos descubierto esto hasta ahora, después de cinco años que el propietario ha cambiado la cuenta de oficina? La respuesta es debido al uso que los bancos hacen del código REFERENCIA en los recibos domiciliados.
Por primera vez en la historia, las empresas tienen mucho más que OIR que DECIR. Gracias a internet nuestros clientes están hablando en las redes sociales, sobre nosotros o acerca de lo que demanda de empresas como la nuestra.
Poco a poco se habla de empoderar a los ciudadanos con la información que amasan las administraciones públicas para facilitar un uso libre y creativo de la misma que aporte valor. (Información metereológica, posicionamiento GPS de los autobuses urbanos, estadísticas, catastro, situación del tráfico, etc.) Podemos ver este vídeo sobre EMPODERAMIENTO.
En el sector de la enseñanza se habla de empoderar a los padres con información más exahustiva del aprendizaje de sus hijos, compartiendo los profesores con los padres la tarea de enseñar a sus hijos, intentando corregir las desviaciones antes de que lleguen las fatídicas notas trimestrales. Por otro lado se trata de cambiar la actitud de la autoridad para facilitar que el alumno asuma su propia educación tenga voluntad de ser y asuman el desarrollo de sus propias capacidades. No es un problema de tecnología sino un problema de actitud.
Nuestra labor como administradores de comunidades de propietarios, trata principalmente de velar por el buen funcionamiento de la zonas comunes, siendo tradicional una cierta distancia entre los propietarios individuales con la directiva formada por el Presidente, Secretario y Administrador. Está claro que las decisiones son tomadas por la ejecutiva en base a los mandatos de la asamblea. ¿Pero qué ocurriría si facilitáramos la participación y el diálogo constante entre los partícipes, con un mecanismo de validación de propuestas?
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En una época tan competitiva como la que nos ha tocado vivir, con la crisis económica que estamos sufriendo, crecer y ganar dinero en nuestro sector se ha vuelto complicado.
