Gestión de Comunidades en modo piloto automático

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Estamos en una NUEVA ÉPOCA y lo que algunos perciben como una crisis, para otros se trata de un momento lleno de oportunidades. Debemos acostumbrarnos a los cambios continuos a pesar de lo difícil que resulta salir de nuestra zona de confort. Está claro que los próximos 20 años en nuestra profesión, no van a tener nada que ver con lo vivido hasta ahora, pero lo bueno es que  este nuevo tiempo promete ser APASIONANTE para quienes estén abiertos a los cambios que suponen el uso de las nuevas tecnologías para mejorar la PRODUCTIVIDAD de nuestros despachos. “No es magia es tecnología”.

Smartcities, Redes Sociales, BigData, inteligencia colectiva, IoT etc. son términos que a menudo escuchamos y que para aplicaciones online suponen inputs y outputs que permiten AUTOMATIZAR PROCESOS.

El SOFTWARE se ha convertido en nuestro gran aliado como una herramienta que agiliza muchos procesos. No obstante parece que la verdadera revolución productiva viene con el software conectado a internet, ya que puede recibir datos de sensores, cámaras de vídeo, proveedores que realizan trabajos para las comunidades o condominios, otras fuentes de datos, etc. y además podemos programarlo para tomar decisiones AUTOMÁTICAS en función de determinadas circunstancias.

Por ejemplo, hoy día las agencias de valores toman de forma automática la mayoría de las decisiones de compra y venta de acciones cuando se cumplen unas determinadas circunstancias. A pesar de que en nuestro día a día como administradores de fincas lo urgente nos impide ocuparnos de lo importante, de vez en cuando debemos pararnos para otear el horizonte y buscar qué hay de nuevo bajo el sol.

Son varias las tendencias en el Software para Administradores de Fincas, pero hoy quiero destacar la de AUTOMATIZAR PROCESOS. Pongamos algunos ejemplos:

  • Que si se nos ha acabado el ejercicio y queremos emitir los recibos a una fecha, el software nos cree automáticamente un nuevo ejercicio de 1 año de duración con fecha de inicio la siguiente al último ejercicio creado y fecha final un año después. Y luego emita los recibos anotando el asiento de emisión de los mismos, en el diario, como siempre pero dentro del nuevo ejercicio.
  • Que cuando lee un fichero de devolución de recibos, el software envíe un email automático, en base a una plantilla predefinida personalizable, al pagador que ha devuelto el recibo. Incluso además si tenemos su móvil un SMS con la misma información. Así podemos provocar que nos responda indicándonos la forma de pago para este recibo pendiente.
  • Que al emitir los recibos de cada mes, podamos enviar de forma automática un email a cada pagador con un fichero .pdf adjunto o enlazado donde puede ver el detalle del recibo con todos los conceptos e importes que se incluyen. Esto ahora es muy interesante ya que el nuevo formato SEPA sólo permite 140 caracteres para indicar los conceptos de facturación incluidos en cada recibo.
  • Que al publicar una incidencia en la oficina virtual nuestro software permita enviar un email automático a todos los propietarios comentando que ya tienen a su disposición en la Oficina Virtual de su administrador uno o varios documentos de su interés.

Y lo que puede ser más importante, que durante la noche después de que un agregador financiero como elartedeadministrar.es recoja todos los movimientos bancarios y devoluciones de las cuentas corrientes de cada comunidad, nuestro software de gestión de comunidades, pueda procesar todos estos datos y realizar miles de asientos contables automáticos en los diarios de cada finca EN BASE A UNAS REGLAS PREVIAMENTE DEFINIDAS, envíos de comunicaciones, etc.. Al día siguiente al llegar a nuestra oficina tenemos un email con el resumen de todos los procesos realizados.

Todo esto es ya una realidad, es por ello que como Administradores de Fincas debemos OBSESIONARNOS con la obtención del mayor número de emails y números de teléfonos móviles de nuestros propietarios, ya que ello permite comunicarnos de una forma RÁPIDA y MUY ECONÓMICA que produce un ahorro de tiempo impresionante. Más si cabe con la utilización de PROCESOS AUTOMÁTICOS.

La mayoría de los programas para la Gestión de Comunidades de Propietarios como FINCASPRO tienen opciones de automatización, otra cosa es que sean más o menos SENCILLAS DE UTILIZAR y sean potentes las opciones para crear REGLAS, por ejemplo con la información bancaria recibida en formato NORMA 43.

A pesar de las enormes VENTAJAS que puede suponer la automatización de procesos contables, es sorprendente la poca utilización HASTA AHORA que constatamos de estas oportunidades que nos ofrecen estos programas. ¿A qué es debida esta actitud de los usuarios de estos programas?. Yo pienso que se debe a que muchas veces la vorágine del día a día en nuestros despachos nos impide parar por un momento, dar un paso hacia atrás y analizar dónde podemos actuar para incrementar nuestra PRODUCTIVIDAD.

Be hungry be foolish !!!! y despega con tu piloto automático.

About Fran-Sevilla

Soy Administrador de Fincas Colegiado en Sevilla desde 1986. Mientras estaba trabajando en el negocio familiar seguí estudiando y me licencié en Derecho por la Universidad de Sevilla. No obstante desde los 15 años, en que me regalaron un Sinclair ZX Spectrum, que todavía conservo, la informática y la tecnología me cautivaron. Actualmente sigo ejerciendo como Administrador de Fincas, pero estoy muy interesado en el uso de toda nueva herramienta tecnológica que pueda ayudarme a prestar un MEJOR SERVICIO a mis clientes y tener una VENTAJA productiva en el desarrollo de mi trabajo.

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